登録支援機関を変更したい場合について

特定技能外国人を受け入れている企業の中には、「現在委託している登録支援機関から、別の支援機関へ変更したい」と考える場面もあると思います。サポート体制の見直しやコストの調整、担当者変更への対応など、その理由はさまざまだと思いますが、登録支援機関の変更自体は制度上認められており、適切な手続を踏めば問題なく進めることができます。
ただし、支援業務は外国人の生活や就労環境を支える重要な役割を担っています。そのため、「契約を切り替えるだけ」の単純な話ではなく、入管法に基づいた届出義務や、支援が途切れないようにするための調整が必要になります。

 

まず重要なのは、変更手続が大きく二段階に分かれているということです。一つ目が、現在の登録支援機関との契約終了手続と、新しい支援機関との契約締結です。そして二つ目が、その事実を出入国在留管理庁へ届け出る作業です。契約の終了日や新たな契約締結日といった「事由」が発生してから14日以内に届出を行わなければならず、この期限は法律で定められています。したがって、思い立ってから慌てて動くのではなく、事前にスケジュールを組み、余裕を持って準備を進めることがとても大切です。

 

契約終了にあたっては、現在の契約書に記載されている中途解約条項をよく確認し、予告期間や通知方法を守る必要があります。その上で、新しい登録支援機関と支援委託契約を結び直します。委託先が変わることで、1号特定技能外国人支援計画書の内容も修正が必要となりますので、契約書だけでなく支援計画書の作成も合わせて行う必要があります。

 

入管への届出では、旧契約の終了日と新契約の締結日を報告するほか、支援計画の変更内容を示す書類や、新しい契約内容に関する説明資料などを提出する必要があります。提出方法は、電子届出システムのほか、窓口や郵送でも対応可能ですが、提出期限を過ぎてしまうと、遅延理由書の提出を求められることもあり、場合によっては指導の対象となることもありますので注意が必要です。

 

実務上、特に注意すべきなのは「支援の空白期間を作らない」ことです。前の支援機関との契約が終了しているのに、新しい支援機関の契約がまだ始まっていないという期間が発生すると、法令上、支援が行われていない状態となります。また、登録支援機関の変更は、特定技能外国人本人の生活にも大きく関わりますので、相談窓口がどこになるのか、誰に連絡すれば良いのか、といった不安を抱かせないよう、事前説明も十分に行うことがとても大切です。
さらに、四半期ごとに行う定期報告についても、新しい支援機関と連携していく必要があります。スムーズな引き継ぎができるかどうかで、企業側の事務負担も大きく変わりますので、契約変更の段階から情報共有を丁寧に進めておくことが重要になります。

 

少し煩雑な手続ですが、登録支援機関の変更は自社に合った支援体制を見直す良い機会とも言えます。登録支援機関の変更をご検討中であれば、早めに準備を始め、必要に応じて専門家へ相談されることをおすすめします。

 

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